5 consejos para planear un viaje de negocios en poco tiempo

Ya hemos hablado en este blog sobre la importancia que tienen los viajes de negocios para consolidar mejores relaciones comerciales en la actualidad. Incluso hemos recomendado muchas veces que dentro del itinerario se incluyan días especiales o de descanso en los que nuestros visitantes tengan la oportunidad de conocer puntos clave de nuestra ciudad o para  convivir en un ambiente mucho más relajado con el fin de ganar más confianza. Esto nos puede llevar a tener mejores resultados de dichas reuniones de trabajo.

Sin embargo, para alcanzar resultados favorables será necesario contar con una planeación previa para que los recursos económicos, personales y de tiempo no se vean sobrepasados durante el curso del viaje. Además, recordemos que entre menos imprevistos surjan, nuestros visitantes tendrán una mejor percepción de nosotros.

Y es que dentro de un viaje de negocios, toda actividad es una representación de nuestra empresa incluso en los momentos de relajación. Por ejemplo: si llegamos tarde por nuestros invitados por que no agendamos la renta de camionetas a tiempo, puede verse interpretado como una falta de coordinación y atención a los negocios.

En algunas ocasiones tenemos poco tiempo para planear este tipo de viajes (aunque nosotros siempre recomendamos hacerlo con anticipación ya que podemos aprovechar ofertas y precios especiales) lo que puede ponernos los pelos de punta: prácticamente nos toca hacer malabares con los materiales a nuestro alcance. Precisamente, el día de hoy hemos preparado cinco consejos para lograr armar un plan de viaje urgente sin perder los nervios ni gastar de más:

1.- Alternativas de hospedaje. Respecto al hospedaje lo mejor es programar la recepción de los invitados en temporadas bajas. Dependiendo mucho del giro de tu marca puedes incluso negociar con el hotel patrocinios o precios especiales a cambio de promocionar sus instalaciones. Si entre los socios o visitantes existe un mayor nivel de confianza podrías optar por la renta de una residencia atractiva a las afueras de la ciudad o en zonas importantes turísticamente. Existen muchas propiedades que ofrecen servicios de hospedaje a precios más competitivos que los de un hotel.

2.- Renta de camionetas. El manejo del tiempo será crucial para cumplir con todas las actividades del itinerario que hayas conformado sobre todo si se trata de diseñar un viaje corto con actividades muy concretas. En un lugar como el Distrito Federal, este elemento es crucial por el tráfico que se puede encontrar en horas pico. La mejor manera de tener bien controlados los tiempos de traslado es través de la renta de camionetas. Incluso, puede traerte otras ventajas como la proyección de una imagen profesional y elegante al contratar servicios especiales de transporte con unidades de lujo y en excelente estado.

3.- Restaurantes especiales. Cuando cuentas con poco tiempo para planear un viaje de negocios (ya sea que salgas fuera de la ciudad o recibas visitantes) lo mejor será acercarse a los establecimientos independientes que ofrecen servicios especiales de comida. Si en las oficinas cuentas con un espacio atractivo y confortable para organizar una comida de negocios, puedes optar fácilmente por la contratación de un buffet, pero si no es el caso, acércate a restaurantes específicos que no sólo ofrezcan buena comida.

4.- Explorar los espacios de tu ciudad. Para el broche final del viaje organiza una visita a algún centro cultural, parque, galería o museo cercano a tu empresa. De esta forma ofreces a tus invitados la oportunidad de conocer un poco más del contexto social en el que se desarrolla tu negocio y también pueden descansar un poco. Revisa cuidadosamente cuáles son los servicios alternos que ofrecen estos sitios turísticos pues algunos museos cuentan con sus propios restaurantes o salitas para tomar café, opciones que puedes aprovechar para ahorrar gastos al reservar en un establecimiento de comida externo.

5.- Trabajo en equipo. Finalmente, la mejor manera para alcanzar un objetivo en poco tiempo se logra si la planeación corre a cargo de un grupo de personas, cada una con una función bien clara: alguien puede hacerse cargo del presupuesto mientras otra más realiza las reservaciones, y su ayudante cotiza la renta de camionetas. Lo importante es que mantengan en comunicación constante para así ir resolviendo los problemas que surjan en el transcurso de los días o sugerir mejores alternativas para tal o cual plan de acción. Además, cuentas con un equipo de respaldo, es decir, no existe la posibilidad de olvidar ni un sólo detalle pues hay varias personas atendiendo el mismo tema. Organiza todas las juntas previas que sean posibles para ir evaluando el avance del proyecto así como solucionar cualquier tipo de problema. Cuando llegue el momento de recibir a los invitados busca que todos los encargados en coordinar el viaje se vean involucrados. Trabajando de esta manera te auguramos mucho éxito y seguramente podrás alcanzar acuerdos comerciales bastante provechosos para tu empresa.

Esperamos que estos consejos hayan arrojado un poco de luz en lo que respecta a la planeación de viajes de negocios. Recordemos la importancia de poner atención a todos los detalles, pues un solo error puede echar para abajo todas las juntas o reuniones provechosas que hayamos tendido a lo largo del día.

Si tienes alguna otra inquietud sobre cómo lograr viajes profesionales o te interesa contratar renta de camionetas, puedes escribirnos a ventas@manzahnos.com.mx, a través de ese medio te haremos llegar información vital sobre nuestros planes de contratación y unidades móviles.

¡Hasta la próxima!